Notre engagement en matière de protection de la vie privée
Votre vie privée
Pourquoi avons-nous une politique de protection de la vie privée ?
Nous avons besoin de vos informations personnelles pour mener à bien certains de nos processus commerciaux dans le cadre de notre mission. Parce que votre satisfaction quant à la manière dont nous protégeons vos informations personnelles est importante pour nous, nous avons adopté la présente politique de protection de la vie privée (la “politique”) pour décrire la manière dont nous protégeons vos informations personnelles. La politique est l’une des pierres angulaires de notre programme de protection de la vie privée. L’objectif de ce programme est de s’assurer que l’Institut de natation de Montréal Inc. (ci-après appelé ” ISM “) respecte ses obligations légales en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la ” Loi sur l’accès “). La politique énonce les engagements de MIS concernant la protection de votre vie privée et vise à établir et à maintenir votre confiance dans nos pratiques en matière de protection de la vie privée. Dans un souci de transparence, nous vous communiquons cette politique.
Qu’est-ce qu’une information personnelle ?
Une information personnelle est une information concernant une personne physique et permettant de l’identifier. Votre expérience professionnelle, vos numéros de compte bancaire et vos préférences en matière de communication sont des exemples d’informations personnelles.
À quoi s’applique la politique ?
La politique détermine la manière dont MIS traite les informations personnelles de ses clients, des candidats externes qui postulent à un emploi sur son site web et de toute autre personne, quel que soit le support choisi (par exemple, documents papier, enregistrements sonores et bases de données). La politique ne s’applique pas aux informations personnelles que la loi considère comme publiques. En outre, la politique ne s’applique pas aux informations personnelles appartenant aux membres de l’équipe MIS, car d’autres politiques régissent la protection de leurs informations personnelles. Nos filiales à part entière adhèrent aux politiques de protection de la vie privée qui régissent leurs activités respectives.
Qui est responsable de la mise en œuvre de la politique ?
Chaque membre de l’équipe MIS est responsable de la mise en œuvre de la politique. À cette fin, MIS a élaboré et déployé un programme de formation et de sensibilisation dans l’ensemble de l’organisation afin de s’assurer que chacun comprend parfaitement la politique et peut en appliquer les principes dans l’exercice de ses fonctions. Nous veillons également à ce que les fournisseurs avec lesquels nous partageons vos données personnelles dans le cadre de nos activités respectent la Politique. Pour en savoir plus sur ces mesures, veuillez vous reporter à la section Communiquer des informations.
Comment MIS s’acquitte-t-il de ses responsabilités concernant vos informations personnelles ?
La protection de votre vie privée est de la plus haute importance pour MIS. Nous adoptons des pratiques et mettons en œuvre des mesures quotidiennes pour assumer nos responsabilités sur la base des principes de protection de la vie privée énoncés dans la politique. Nous avons nommé une équipe d’experts chargée de concevoir et de gérer le programme de protection de la vie privée de MIS et de conseiller l’ensemble de l’organisation en matière de protection de la vie privée. Nous avons créé un comité chargé de veiller à ce que les mesures de protection nécessaires soient prises pour chaque projet où des informations personnelles sont traitées. Ce comité comprend les personnes chargées de l’accès aux documents et de la protection des informations personnelles, le responsable de la gestion des documents et le responsable de la sécurité de l’information. Nous avons également pris des mesures pour sensibiliser les membres de l’équipe MIS à leurs rôles respectifs dans la protection de votre vie privée.
Collecte d’informations
Quelles sont nos pratiques en matière de collecte de vos informations personnelles ?
Comment recueillons-nous vos informations personnelles ? Dans la plupart des cas, nous recueillons vos informations personnelles directement auprès de vous :
– lorsque vous contactez le service clientèle
– Lorsque vous utilisez votre Espace Client ou notre site web.
– Dans le cadre de nos programmes auxquels vous participez.
– Lorsque vous répondez à des enquêtes ou que vous vous inscrivez à nos communications numériques.
– Lorsque vous visitez nos installations.
Vos informations personnelles sont généralement collectées par les membres de l’équipe du MIS. Toutefois, un tiers peut collecter vos informations personnelles en notre nom, par exemple lorsque nous menons des enquêtes. Dans ce cas, nous demandons à notre prestataire de services de vous informer lorsqu’il recueille vos informations personnelles pour le compte de MIS.
Quels types d’informations personnelles recueillons-nous et pourquoi ?
Nous collectons et utilisons vos informations personnelles afin de pouvoir mener à bien notre mission, et plus particulièrement pour : Communiquer avec vous.
– Traiter votre candidature aux offres d’emploi que nous avons publiées.
– Fournir les services de MIS
– Gérer nos différents programmes
– Assurer en permanence l’efficacité et la qualité de nos processus d’entreprise
– Comprendre et améliorer en permanence votre expérience en tant que client ou candidat à l’emploi
– Offrir des informations et des contenus utiles, ainsi que promouvoir nos services et nos programmes
– répondre à nos obligations légales et réglementaires
– Détecter ou prévenir les crimes et délits contre nos infrastructures, y compris pour prévenir le vol d’électricité.
Nous recueillons les informations personnelles nécessaires à une fin spécifique. Lorsque nous recueillons vos informations personnelles, nous vous informons de la manière dont elles seront utilisées. Par exemple, nous vous invitons à consulter nos conditions d’utilisation et de confidentialité sur notre site web pour en savoir plus sur le type d’informations personnelles que nous collectons lorsque vous naviguez sur notre site web et sur la manière dont nous utilisons ces informations.
Êtes-vous tenu de nous fournir vos informations personnelles ?
Lorsque nous vous demandons des informations personnelles, nous vous indiquons (à moins que le contexte ne le rende évident) si ces informations sont obligatoires et quelles seraient les conséquences de votre refus de les fournir. Par exemple, il vous est demandé de vous identifier et de fournir vos coordonnées afin que nous puissions créer un compte client pour vous. En revanche, répondre à nos enquêtes est entièrement facultatif.
Utilisation des informations
Comment utilisons-nous vos informations personnelles ?
Nous utilisons vos informations personnelles aux fins que nous vous avons indiquées. Il peut arriver que nous souhaitions utiliser vos informations personnelles à d’autres fins. Dans ce cas, nous vous demanderons votre consentement au préalable. Veuillez noter que dans certaines situations, la loi nous autorise à utiliser vos informations personnelles sans votre consentement.
Comment nous assurons-nous que vos informations personnelles sont exactes, complètes et à jour ?
Nous veillons à utiliser les informations les plus récentes que vous nous avez fournies. Vous avez un rôle important à jouer dans la mise à jour de vos informations personnelles, et nous vous proposons des méthodes pour les mettre à jour ou les corriger si nécessaire. Pour mettre à jour vos informations client, vous pouvez contacter notre service clientèle ou vous rendre dans votre Espace client. Pour mettre à jour les informations relatives à une candidature, vous pouvez utiliser ce formulaire de contact pour nous contacter ou consulter votre dossier de candidature. Si vous pensez que nous utilisons des informations personnelles inexactes, incomplètes ou ambiguës, vous pouvez exercer les droits prévus.
Communication d’informations
Communiquons-nous vos informations personnelles ?
Nous partageons vos informations personnelles avec des tiers lorsque vous le demandez ou que vous y consentez. Dans certains cas autorisés par la loi, nous pouvons partager vos informations personnelles avec des tiers sans votre consentement.
Quand communiquons-nous vos informations personnelles à des tiers sans votre consentement ?
Nos activités nous obligent parfois à partager vos informations personnelles avec des tiers afin qu’ils puissent effectuer des tâches ou des fonctions spécifiques en notre nom. Dans ce cas, nous pouvons être amenés à partager vos informations personnelles avec des tiers sans votre consentement. Soyez assuré que nous respectons toutes les exigences légales. Par exemple, nous pouvons communiquer vos informations personnelles sans votre consentement aux tiers suivants :
– les prestataires de services qui traitent ces informations personnelles pour nous, par exemple à des fins d’hébergement de données
– les prestataires de services de paiement
– les agences de recouvrement
– les conseillers juridiques externes
– les autorités réglementaires, les ministères, les organismes publics et les agences gouvernementales qui en font la demande en vertu des pouvoirs qui leur sont conférés par la loi ou lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’application d’une loi au Québec
– les services de police, si les renseignements sont nécessaires à une enquête qu’ils mènent ou si les renseignements font l’objet d’un mandat de perquisition ou d’une ordonnance de production
– un tribunal qui nous ordonne de fournir l’information
Comment pouvez-vous vous assurer que nos fournisseurs de services protègent correctement vos renseignements personnels ?
Lorsque nous partageons vos informations personnelles avec des prestataires de services afin qu’ils puissent fournir les services nécessaires, nous exigeons d’eux, par le biais de contrats écrits, qu’ils s’engagent à protéger vos informations par des mesures aussi strictes que les nôtres. Entre autres, nous nous assurons que nos fournisseurs utilisent vos informations personnelles uniquement pour fournir les services requis.
Vos données personnelles sont-elles communiquées à d’autres provinces ou pays ?
Oui, mais avant de le faire, nous nous assurons que vos renseignements personnels seront protégés au même degré qu’ils le sont ici au Québec. Les organismes publics et les agences gouvernementales de ces pays, tout comme ceux du Québec et du Canada, peuvent avoir accès à vos renseignements conformément à leurs lois locales.
Consentement
Quand et comment demandons-nous votre consentement concernant vos informations personnelles ?
Nous vous demandons votre consentement écrit ou verbal dans les cas où la loi nous y oblige. C’est le cas par exemple :
– Lorsque nous souhaitons collecter des informations personnelles que vous n’êtes pas tenu de fournir, par exemple, si nous souhaitons utiliser ces informations pour vous présenter des publicités correspondant à votre profil ;
– lorsque nous partageons vos informations personnelles avec un tiers qui en fait la demande ; et
– lorsque nous souhaitons utiliser vos informations personnelles à des fins autres que celles indiquées précédemment et que vous n’êtes pas tenu d’autoriser cette utilisation secondaire. Si vous ne donnez pas votre consentement, nous vous expliquerons les conséquences possibles de votre refus. Si vous consentez, nous vous indiquerons le processus de retrait de votre consentement si vous changez d’avis et nous vous expliquerons les implications d’une telle décision.
Enfin, pour que votre consentement soit pleinement éclairé, nous vous fournirons à l’avance les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision en connaissance de cause, et ce de manière transparente, claire et concise.
Sécurité
Quelles mesures de sécurité avons-nous mises en place pour protéger vos données personnelles ?
Parce que votre confiance est vitale pour nous, nous appliquons des normes de sécurité généralement reconnues pour protéger vos informations personnelles pendant toute la période où elles sont en notre possession. Pour décider des mesures à appliquer, nous tenons compte d’un certain nombre de facteurs, notamment la sensibilité des informations en question et le contexte dans lequel elles seront utilisées. Nos mesures de sécurité se répartissent en trois catégories principales :
- Mesures de sécurité technologiques Exemples : pare-feu, gestion des privilèges d’accès, cryptage des informations
- Mesures de sécurité physique Exemples : classeurs verrouillés et accès restreint aux locaux
- Mesures de sécurité organisationnelles Exemples : politiques, procédures, formation et sensibilisation à la sécurité de l’information, contrôles de fiabilité/intégrité, procédures d’identification et d’authentification lorsque vous nous contactez ou utilisez nos services électroniques sécurisés tels que votre Espace client ou votre dossier de candidature.
Nous revoyons régulièrement ces mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont appliquées correctement et qu’elles continuent à être pleinement efficaces et appropriées compte tenu de l’évolution de nos systèmes et des technologies de l’information. Nous avons également mis en place des procédures de détection et de gestion des incidents de sécurité susceptibles d’affecter vos données personnelles. Les membres de l’équipe MIS sont tenus de signaler tout incident suspecté ou avéré.
Comment pouvez-vous contribuer à la protection de vos informations personnelles ?
Lorsque vous gérez l’accès aux sections sécurisées du site web qui vous sont accessibles (par exemple, votre Espace client ou votre demande d’emploi), il est essentiel que vous choisissiez un mot de passe fort que vous êtes le seul à connaître. Cela permet d’éviter d’éventuels problèmes. Votre mot de passe doit être suffisamment complexe pour éviter que quelqu’un ne le devine à partir d’informations trouvées, par exemple, sur les médias sociaux ou sur Internet. Nous vous recommandons de créer un mot de passe composé d’un mélange de lettres majuscules et minuscules, de caractères spéciaux et de chiffres, et d’éviter toute référence personnelle (en d’autres termes, n’utilisez pas votre nom, votre date de naissance, etc.) Vous devez également changer votre mot de passe régulièrement et vous assurer qu’il est différent des mots de passe que vous utilisez sur d’autres sites.
Que devez-vous faire si vous pensez que vos informations personnelles ont été compromises ?
Si vous avez des raisons de penser que vos informations personnelles ont été compromises, veuillez contacter notre équipe chargée de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Leurs coordonnées sont indiquées à la question Qui contacter si vous avez des questions sur la politique ?
Conservation
Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour exercer nos activités et vous offrir nos services, plus une période supplémentaire prévue dans nos règles de conservation, que nous avons adoptées et qui ont été approuvées par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Ce délai supplémentaire nous permet de répondre à certaines exigences législatives et réglementaires, ou de faire la preuve de ces informations dans l’éventualité où nous serions partie à une procédure judiciaire. Si vous avez des questions concernant la période de conservation qui s’applique à une situation spécifique, veuillez contacter notre équipe chargée de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Leurs coordonnées sont indiquées à la question Qui contacter si vous avez des questions sur la politique ?
Vos droits
Quels sont vos droits concernant vos informations personnelles ?
Vous avez le droit d’accéder à vos informations personnelles. Vous seul pouvez exercer ce droit, à moins que vous n’autorisiez la divulgation de vos informations personnelles à un tiers. En outre, si vous pensez que nous détenons des informations personnelles vous concernant qui sont inexactes, incomplètes ou ambiguës, ou si vous pensez que nous avons collecté, utilisé, communiqué ou conservé ces informations contrairement à la loi sur l’accès, vous avez le droit de demander que nous corrigions vos informations ou que nous cessions de collecter, d’utiliser, de communiquer ou de conserver les informations d’une manière que vous considérez comme non autorisée par la loi. La loi prévoit certaines restrictions à l’exercice de ces droits. Nous vous conseillerons dans de telles situations. Si vous nous soumettez une demande à cet égard, nous pouvons vous demander de vous identifier et de fournir une preuve d’identité afin que nous puissions vérifier la demande.
Si vous souhaitez exercer vos droits, nous vous recommandons de commencer par consulter votre Espace client ou votre dossier de candidature. Vous y trouverez une grande partie de vos informations et vous pourrez en mettre certaines à jour vous-même. N’hésitez pas à nous contacter :
– Pour toute question concernant vos informations personnelles en tant que client – appelez le service clientèle.
– Pour toute question concernant vos informations personnelles en tant que candidat à un poste affiché sur notre site web, contactez notre service d’intégration.
Vous pouvez à tout moment adresser une demande d’accès ou de correction par écrit à l’une des personnes de MIS chargées de l’accès aux documents et de la protection des informations personnelles. Leurs coordonnées sont indiquées ci-dessous :
Adam Di Fulvio
Président-directeur général et responsable des renseignements personnels et de la protection des renseignements personnels
info@swim-montreal.com 514-294-8259
Actualisons-nous notre politique ?
Oui, nous révisons la politique chaque année pour nous assurer qu’elle décrit correctement nos pratiques en matière de protection de la vie privée. Nous mettons également à jour la politique à la suite de certains événements, tels que des modifications de la législation applicable ou des changements dans nos activités. Nous indiquons les modifications apportées à notre politique par le biais de notifications sur notre site web.
Qui devez-vous contacter si vous avez des questions sur la politique ?
